whatsapp

El whatsapp como herramienta profesional

Hace unas semanas pude visitar la ciudad donde crecí, Villahermosa (mi provincia querida), y noté un particular comportamiento nuevo:

En espectaculares en diferentes avenidas, tarjetas de presentación, volantes e incluso en diferentes anuncios de periódico, se colocaba como principal fuente de contacto el Whatsapp.

Y no pude mostrarme sino horrorizada por tal acción, a veces se generan ese tipo de variantes tan diferentes al uso correcto de las aplicaciones, como esas señoras que suben fotos de sus productos de vendimia a Facebook y etiquetan a todos sus contactos; en este caso usar una aplicación diseñada como chat de manera promocional. Es justo aquí donde desarrollo mi punto de vista.


 

POR QUÉ EL WHATSAPP NO ES UNA HERRAMIENTA ADECUADA PARA EL TRABAJO.

 Primero es necesario aclarar que hay dos tipos de posibles usos de la herramienta en el área profesional, 1) para promoción de la empresa, 2) para comunicación dentro de la misma entre las diferentes áreas.

PROMOCIÓN

El uso de esta aplicación para la promoción, con este tipo de publicidad vincula directamente la interacción y negociación entre el cliente y la empresa supone y pone en consideración los siguientes puntos:

  • Tomando en cuenta que no se puede regular la comunicación dentro de esta herramienta, es de suponerse que se mantendrá abierto el canal a placer del cliente, lo cual elimina el horario de oficina e incluso obliga al usuario del otro lado (empresa) a contestar cualquier duda o aclaración 24/7.
  • Considerando aquí dos elementos:
    • Que el celular con el que se utiliza esta App es exclusivo para el negocio y NO de manera personal.
    • La poca seguridad por la que dicha Aplicación es conocida, siendo muy comúnmente blanco de hackers y espías de desconocida procedencia.

Es evidente que si no se tiene suficiente cuidado con la información manejada dentro de esta aplicación, por alguna de estas dos razones, se podría generar una crisis por fuga de información crucial para la empresa.

  • Un factor que tiene que ver con el manejo de la empresa que se embarca en este tipo de actividades es el del registro y monitoreo de la comunicación con los clientes, los pedidos, dudas o quejas recibidas mediante esta herramienta tendrían que ser guardadas y estudiadas para el mejor comportamiento de la empresa y de respuesta así como reducción del margen de error.

 Sin embargo, podría generarse un problema por consentimiento de uso de información por parte del cliente e incluso abuso por parte de algún encargado, generando un problema que podría desencadenar en demandas. Desgraciadamente una conversación de Whatsapp NO cumple aún con los requisitos necesarios  para ser considerada como prueba legítima.

  • Pérdida. Al ser una app que solo guarda la información dentro del dispositivo que la contiene, en caso de extravío o robo, se podría en riesgo tanto la información compartida entre ambas partes como el registro de datos, y como consecuencia inmediata la suspensión de actividad y comunicación con cualquier persona relacionada al número, hasta la recuperación del mismo.

COMUNICACIÓN INTERNA

Con respecto a la comunicación interna en la empresa, muchos de los puntos anteriores sobre el uso para promoción son aplicables en esta circunstancia, hay otros de carácter personal que se ven afectados por el uso de esta herramienta en el área de trabajo.

Lo primero que notarás es que tú celular no será nunca más para tú uso personal, esto como consecuencia de factores como el uso constante de la batería, las innumerables alertas y mensajes (debido a la nula regulación del horario en dicha aplicación).

Claro, siempre está la opción de poner el Silencio pero si en el Grupo, como comúnmente sucede, se avisa de alguna reunión o algo urgente que el jefe mandó, estarás en problemas por no poner atención.

Es triste tener que informar esto, pero al parecer es necesario debido al aumento de este sistema en diferentes empresas hay que aclarar la situación:

  • El Whatsapp NO es la manera correcta de mandar órdenes de trabajo a empleados. Entre las diversas razones por las que no debería pasar se encuentran la falta de orden, detalle y priorización de actividades, las cuales podrían generar conflictos a la larga por este tipo de acciones.
  • Invasión de Privacidad. Además del evidente problema de horario, esta herramienta le da el acceso y poder a cualquier usuario externo de interferir en tu día, incluso si es en descanso y les da suficiente información como para saber si se ignora o no el mensaje, generando problemas de convivencia

 

  • Productividad. Y no me refiero a la productividad en el área de trabajo (esa desapareció hace mucho con el Candy Crush), sino a la de tu dispositivo móvil, el cual además de recibir los miles de mensajes que tu jefe se le antojen, será víctima de desgaste de datos móviles que quizás hubieras querido usar para alguna otra actividad más placentera y personal, como subir fotos a Instagram, tuitear o stalkear a tu ex.

 

  • Privacidad. No puedo dejar de retomar este tema, y es que generlamente no se toman en cuenta las consecuencias de un “filtro” de información tanto por hackeo como por robo o extravío del dispositivo. Incluso en términos legales, un correo electrónico tiene más peso como prueba que una conversación. Y digamos que si de repente quedas mal con tu jefe y una cosa lleva a la otra, el mensaje de odio que te mandó en whastapp no va a justificar el correo que no enviaste.

Y como dijo el Chematrix: “Definitivamente el whats es un vehículo pero no sirve para viajar en el largas distancias. Es como querer usar una bici para cruzar un río”

Así que ándense con cuidado y no se dejen engañar, más vale un mail viejo por conocido que un whatsapp porque urgen cambios.

 

 

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